Desde mediados de diciembre se implementó la Firma Electrónica Simple en Avifel, que actualmente se encuentra en marcha blanco para ajustar los parámetros que hagan este proceso más amigable para los usuarios del sistema.
En primera instancia, esta firma está disponible para el módulo de contratación, el cual lleva una gran cantidad de documentos vinculados a la capacitación de ingreso de cada persona por parte del departamento SSOMA y Recursos Humanos. Ricardo Mansilla, jefe del Depto. de Tecnología e Información de Avifel, explica que “con el tiempo, buscamos incluir más procesos donde se involucre otros módulos como las vacaciones, órdenes de compra, subcontratos, estados de pago; en definitiva, cualquier proceso que actualmente involucre papel y pueda ser firmado electrónicamente“.
La Firma Electrónica Simple (FES) se lleva a cabo utilizando las APIs (Application Programming Interface) proporcionadas por DEC (Documento Electrónico Certificado). El proceso general incluye los siguientes pasos:
- Generación del documento:
Se crea el documento que requiere ser firmado (puede ser un contrato, una orden de servicio, etc.), en el formato compatible con el sistema de firma electrónica. - Integración con DEC:
Nuestro sistema ERP envía el documento a través de las APIs de DEC para habilitar su firma electrónica. - Autenticación del usuario:
El usuario debe autenticarse mediante un método seguro, como una clave o un botón de firma enviado al correo electrónico. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan firmar. - Firma del documento:
Una vez autenticado, el usuario tendrá la posibilidad de ver el documento, donde una vez finalizado, aprueba el documento digitalmente mediante cedula de identidad, clave digital o de forma facial, generando una firma electrónica que queda vinculada al contenido del documento, garantizando su integridad y autenticidad. - Almacenamiento y validación:
El documento firmado se almacena en el sistema de DEC y puede ser descargado o consultado por las partes involucradas. La firma es verificable, asegurando su validez ante terceros.
En cuanto a las ventajas de este sistema, Ricardo destaca que “constituye un ahorro de tiempo y de recursos medioambientales importante, ya que elimina la necesidad de imprimir y escanear, reduciendo costos en papel. Por otro lado, existe mayor seguridad ya que las firmas electrónicas son más difíciles de falsificar. Por último, el sistema es más eficiente ya que permite auditar fácilmente los registros de firmas y acceder a ellos de manera remota“.